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会展策划活动细节流程怎么做??

时间:2022-04-08 19:02:21

确定好时间,地点后
1.确定现场布置方案
2.确定物品,人员分开
3.如有演出活动之类的,详细列举并算出时间标明(这样可以有效控制整个活动的时间)
4.收益回报
5.应急方案备注
6.活动预算

策划一场会务活动的流程有哪些?

会务工作是为会议服务的各种具体事务工作。它包括如下几个方面。第一,会议预案制定。会议预案即会议筹备方案,预案制定的好坏直接影响会议的质量。

会议预案包括:会名、会期、会场、与会者的资格(选举、指定、特邀、列席)与名单、会议票证、筹备处内部的职责分工及工作人员的调配、会场布置、会议议程,如有选举、发奖、摄影、录像等项,也应列入预案。

第二,准备会议文件。会议审议的文件材料的拟议、起草、审阅、印制、分发(会前分发或会上分发)。

第三,会议通知。会议通知的拟议与分发必须及时。重要会议在发出通知后还要跟踪落实,以了解对方能否如期出席会议。

第四,会前检查。这包括对预案执行情况的汇报检查和现场检查的两种方式。汇报检查主要由筹备工作负责人向会议主持人或主要领导汇报全面的准备情况及存在的问题,重点是会议文件材料。现场检查重点在于会场的布置和安全保卫工作。

第五,会议进行时的具体服务。包括会间制度,如签到制度、候会制度、会议的记录、简报的编写与印发等。大型集会的现场指挥和特殊情况下的应急措施等不仅要在预案中作为专项列出,还要确定好指挥人员及其指挥标志。

第六,会议结束时的会务工作,包括对会议内容的总结,会议纪要的撰写与分发,会议新闻报道或举行新闻发布会、记者招待会等,会务工作总结。此外如代表离会、财务结算、物资清退等各项善后工作。

 会议有规模大小和时间长短之分。会议的规模可以从几人到几万人不等,时间也是可长可短,类型也是各种各样,性质也是有所差别,但是会议工作的内容与流程却基本相似。一般的会议工作内容和流程分成三个阶段:会前准备阶段,会议实施阶段和评估总结阶段。

会前准备:

会前准备就是对会议的事前计划,他是为达到会议的目标而对各种工作任务所做出的系统安排,会前计划一般包括以下内容:会议策划,会议选址,制定营销方案和预算制定。

会议策划

(1)策划委员会:策划委员会是一个对会议负有某些责任的团队,通常由主办组织内部成员构成。

制定目标:一个具体的目标并且文字形式落实在书面上。

确定人选:确定成员,内部还是外部指派。

具体运作:实地场景考察,设计评估,工作记录记录下来以备后期参考。

(2)策划方案:会议策划的内容主要包括:

邀请谁?实际有多少人出席?

有效的会议需要充分的时间,必须考虑节假日等。

会议在哪里举行。

会议的明确的目标。

会议的具体形式,包括会议的开幕式闭幕式等,具体的会议内容。

2.会议选址:

(1)会议地点类型:

酒店:一些中小型会议多选择酒店进行。

会议中心:会议中心是为大型会议而专门设计的,一般不设置客房和娱乐区。

大学:大多数学校都拥有专门的学术报告厅,有些也是对社会开放的。

轮船:轮船,特别是一些游轮,也设置会议设施。

疗养院:疗养地也配备会议设施,可以疗养,也可以开会。

(2)会议的地点选择

会议的地点选择一般要从以下的几个方面考虑。

1.距离和交通情况

2.举办会议的历史

3.住宿的条件

4.地点的收费状况

5.地点的安全因素

5.地点的服务设施是否全面

6.附近的景点,是否能互惠合作等。

(3)制定营销方案等

市场的宣传对于一个会议的成败至关

1.受众,希望从受众哪里得到什么;明白受众的预期。

2.宣传材料,宣传材料要什么风格。

3.邮寄,参展商需要什么材料,邮寄的成本和反馈率等。

4.广告,在那些刊物上做广告,印刷怎样的广告?

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(4)预算制定

控制会议的预算就相当于掌握了整个会议,预算的第一步就是确认此次会议是盈利还是保证收支平衡。然后是清理费用。费用包括两类,暨固定费用和可变化费用,无论预算多么准确,都会有意料之外的状况发生,总预算应有10%的额外费用。

会议实施

实施会议方案时,其工作内容包括:参会人员的登记注册,收集相关信息,寻求演讲者,联络场地,必要时解决纠纷等。

会议实施一般包括以下几点步骤

1. 编制会场手册。

2. 设置信息中心(提供实时服务)

3. 建立指导委员会(负责现场的指导工作进行)

三、总结和评估

会议的总结与评估(会议一旦结束,应该立即对其进行评估工作),一般分为3个部分

1.从筹备到会议结束的各项工作总结

2.效益分析和核算成本

3.本项目市场调查

4.客户的互访工作(与客户回访,加深与客户之间的关系)

5.召开表彰会,感谢相关人员(做好感谢工作,致谢会议相关的工作人员以及合作单位等,并将数据提供给媒体等,扩大影响力)。

活动策划流程如下:1、活动主题及内容描述:吸引用户参与的文案  2、针对对象:目标人群是哪些  3、活动目的及kpi:主要包括推广品牌。拉新用户,提升复购率、用户UGC等  4、活动形式  5、活动规则:简单、规范、无漏洞  6、时间轴/进度管理表:预热期、活动期、结束期、奖品发放期  7、人员部署/负责人  8、推广策略  前期:活动预热,最大化提高活动的曝光量。  中期:持续制造热点,最大化口碑传播。  后期:客服――用户咨询  投放渠道  9、成本预估  10、效果预估:主要包括监控指标和数据埋点  11、FAQ文档

活动策划攻略